Synkronisering av Medarbeideren med LabOra Gudstjeneste
Oppdatert 31. januar 2012.
Generell beskrivelse
Det er mulig å synkronisere planlegging gjort i LabOra Gudstjeneste (lokale data) med din planlegging i Medarbeideren (online data). Bare hendelser som er opprettet i LabOra Gudstjeneste kan synkroniseres med Medarbeideren. LabOra Gudstjeneste har ingen informasjon om hendelser som er opprettet i Medarbeideren.
Forutsetninger
Følgende forutsetninger må være tilstede for å få synkroniseringen til å virke korrekt:
1. Du må ha LabOra Gudstjeneste installert på maskinen. Versjonen må være 5.90.1009 eller høyere.
2. Du må være registrert bruker i Medarbeideren med tilgang til en brukerkonto i Medarbeideren. Du må ha et brukernavn og passord for Medarbeideren for å kunne ha tilgang til din brukerkonto.
3. For å synkronisere kirker/lokasjoner korrekt må de samme kirkene være registrert i både LabOra Gudstjeneste og Medarbeideren. Navnene må være skrevet på nøyaktig samme måte (også når det gjelder store og små bokstaver)
4. For å synkronisere personell/kontakter ordentlig, må personene som er registrert i LabOra Gudstjeneste som personell, være registrert som kontakter i Medarbeideren. Navnene må være skrevet på nøyaktig samme måte (også når det gjelder store og små bokstaver)
5. Versjonskrav
Linker for nedlasting i dette dokumentet
Følgende lenker finnes i dette dokumentet (beskrivelse av alle fines nedenfor i dokumentet):
- Installering av synkroniseringsprogrammet: Last ned...
- Programmet SynchServices.exe. Last ned...
- Dokumentasjon for publisering av detaljer fra gudstjenesten til nettsidene: Last ned...
- Eksempelmal for publisering av detaljer: Last ned...
Nødvendig oppsett
For å aktivisere synkroniseringen, må en gå gjennom følgende steg:
1. Du må installere “programmet”. Installeringen lastes ned her: Last ned...
2. Dobbelklikk
filen Setup.exe. Dette henter fram følgende skjerm:
3. Klikk “Next” to ganger og til slutt “Close” når installasjonen er ferdig.
4. Du må kjøre ”LabOra Planner Synchronization Setup”.
For å gjøre dette må du være tilknyttet internett. På Start-menyen under
”Alle programmer” vil du finne en mappe som heter LabOra. Velg “LabOra Planner
Synchronization Setup”. Den følgende skjermen vil komme fram:
5. Skriv inn brukernavnet og passordet som du bruker i Medarbeideren og klikk ”Log på”. Det kan ta litt tid mens Setup kommuniserer via internett. Flippene Lokasjoner, Stabspersoner og i Medarbeideren vil være tilgjengelige når din pålogging er akseptert.
6. Velg flippen “Lokasjoner”:
Som standard vises alle lokasjoner som finnes i
både LabOra Gudstjeneste og Medarbeideren. Klikk ” Vis motsvarende lokasjoner”
for å se hvilke lokasjoner som finnes i begge programmene. NB! For
lokasjoner registrert i Medarbeideren må feltet ”Tillat planlegging” (i
Medarbeideren) være krysset av for at lokasjonen skal være tilgjengelig for
synkronisering.
7. Velg flippen “Stabspersoner “:
Som standard vises alle personer som finnes i både LabOra Gudstjeneste og
Medarbeideren. Klikk ” Vis motsvarende stabspersoner” for å se hvilke personer som
finnes i begge programmene.
8. Klikk flippen “I Medarbeideren…”:
Velg fargen som skal brukes når en hendelse
opprettes i Medarbeideren. Klikk ”Lagre etikettvalg” for hver kirke for å ta
vare på valgene dine. Velg også standard lengde (varighet) en hendelse vil ha
når den opprettes i Medarbeideren.
9. Klikk flippen ”Publisering”:
Kryss av ”Publiser til Web når gudstjeneste opprettes i Medarbeideren” for at
gudstjenester som opprettes i LabOra Gudstjeneste automatisk skal publiseres
til menighetens Web-portal når de synkroniseres til Medarbeideren.
Kryss av ”Publish details from template” for å bruke valgt mal til å publisere
detaljer om en gudstjeneste til menighetens nettside. Dette krever også at de
nødvendige moduler på nettsidene er konfigurert riktig. Finn dokumentasjon til
dette her: Last ned...
En eksempelmal kan lastes ned her: Last ned...
Eksempelmalen vil publisere slik til nettsiden:
10. Til slutt: Klikk i “Aktiver synkronisering” i nedre venstre hjørne:
11. PÅ
flippen ”Bruker” kan en se hvilke brukere i LabOra Gudstjeneste som er knyttet
mot aktuelle brukerkontoer i Medarbeideren:
12. Flippen ”Diagnosis tools” skal bare brukes under veiledning av LabOra support.
13. Klikk “Avslutt” for å avslutte oppsettprogrammet.
Slik startes synkroniseringen
Når oppsettet er korrekt gjennomført (forrige punkt), vil synkroniseringen kjøre automatisk. Du vil se et spesialikon i oppgavelinjen når synkroniseringen kjører. Du kan fortsette arbeidet også mens synkroniseringen kjører. Ved første oppstart av LabOra Gudstjeneste etter at synkronisering er aktivert vil hver bruker bli bedt om å logge på sin brukerkonto i Medarbeideren. På den måten knyttes hver bruker i LabOra Gudstjeneste til riktig brukerkonto i Medarbeideren.
Det er derfor viktig at alle som skal bruke LabOra
Gudstjeneste på forhånd er opprettet som brukere i Medarbeideren.
Følgende hendelser vil sette i gang synkroniseringen:
1. LabOra Gudstjeneste startes
2. En ny gudstjeneste blir opprettet i LabOra Gudstjenste
3. En gudstjeneste blir redigert i gudstjenestelisten i LabOra Gudstjeneste
4. En gudstjeneste blir slettet i LabOra Gudstjeneste
5. En ny detaljplan blir laget i laget i LabOra Gudstjeneste
6. En detaljplan blir redigert i LabOra Gudstjeneste
Gudstjenester opprettet FØR synkronisering ble aktivisert
Bare gudstjenester som blir opprettet i LabOra Gudstjeneste ETTER at synkronisering ble aktivisert, vil synkroniseres med Medarbeideren.
For å få med gudstjenester som allerede er opprettet i LabOra Gudstjeneste FØR synkronisering ble aktivsert, må en gjøre følgende:
1. Lukk LabOra Gudstjeneste.
2. Last ned programmet SynchServices.exe. Last ned...
3. Kjør programmet SynchServices.exe. Dette må skje fra samme maskin som LabOra Gudstjeneste kjører.
Programmet starter slik som dette:
4. Klikk knappen ”Create Synchronize data”.
5. Lukk programmet når det er ferdig (Klikk Close).
6. Start LabOra Gudstjeneste.
NB! Det er viktig at den som nå starter LabOra Gudstjeneste har tilgang til
ALLE lokaler i Medarbeideren – d.v.s. er bruker på øverste nivå i
organisasjonen i Medarbeideren.
Synkroniseringen vil nå starte og får alle TIDLIGERE opprettede gudstjenester synkronisert til Medarbeideren.
Regler for synkroniseringen
Følgende regler følges når synkroniseringen kjører. NB! Bare gudstjenester OPPRETTET i LabOra Gudstjeneste er omfattet av synkroniseringen. Hendelser opprettet i Medarbeideren vil aldri vises i LabOra Gudstjeneste. Det generelle prinsippet er at bare hendelser opprettet i LabOra Gudstjeneste og bare ressurser (lokasjoner, stabspersoner etc.) som er lagt til i LabOra Gudstjeneste vil bli inkludert i synkroniseringen.
1. Når en ny gudstjeneste blir opprettet i LabOra Gudstjeneste blir en hendelse opprettet i kalenderen i Medarbeideren.
2. Lokalet/kirken blir knyttet som ressurs til hendelsen (= vises på lokalet/kirken sin kalender i Medarbeideren).
3. Organisasjonen som som lokalet tilhører legges til som ressurs i hendelsen.
4. Stabspersoner som legges til en gudstjeneste i LabOra Gudstjeneste blir sjekket mot kontaktene i Medarbeideren. Hvis de blir funnet, legges de til som en ressurs for hendelsen.
5. Stabspersoner som blir slettet fra en hendelse i LabOra Gudstjeneste, blir også slettet fra Medarbeideren (hvis de finnes).
6. Stabspersoner som opprinnelig er lagt til (opprettet) i LabOra Gudstjenste og så blir slettet i Medarbeideren blir IKKE slettet i LabOra Gudstjeneste.
7. Kontakter som blir lagt til en avtale i Medarbeideren, vil aldri vises i LabOra Gudstjeneste.
8. Hvis dato, tid eller lokale blir endret i Medarbeideren blir tilsvarende også endret i LabOra Gudstjeneste. Se #2 nedenfor som beskriver spesialregler som gjelder. Dette gjelder kun for hendelser på dagens dato og fremover. Hendelser i fortiden vil ikke bli berørt. Spesielt for SQL-versjonen av LabOra Gudstjeneste: I SQL-versjonen av LabOra Gudstjeneste er denne synkroniseringen FRA Medarbeideren TIL LabOra Gudstjeneste begrenset til de gudstjenester SOM VISES i LabOra Gudstjeneste.
9. Hvis dato, tid eller lokale blir endret i for en hendelse i LabOra Gudstjeneste, blir tilsvarende også endret i Medarbeideren. Dette gjelder kun for hendelser på dagens dato og fremover. Hendelser i fortiden vil ikke bli berørt.
10. Når en gudstjeneste blir slettet i LabOra Gudstjeneste, blir den også automatisk slettet i Medarbeideren.
11. Når en gudstjeneste blir slettet i Medarbeideren, vil den ikke automatisk bli slettet i LabOra Gudstjeneste. Se #1 nedenfor som beskriver de spesialreglene som gjelder.
Spesialregler
Noen tilfeller må behandles spesielt.
1. Når
en gudstjeneste er opprettet i LabOra Gudstjeneste og så slettes i
Medarbeideren, vil følgende melding komme neste gang synkroniseringen kjører:
Klikk “Ja” hvis du vil at den skal opprettes på
nytt i Medarbeideren.
Klikk ”Nei” hvis du ikke vil at den skal opprettes på nytt. Følgende melding
vil vises:
Du må selv slette gudstjenesten i LabOra Gudstjeneste. På denne måten kan du
beholde hendelser i LabOra Gudstjeneste selv om de er slettet i Medarbeideren.
2.
Når en gudstjeneste er opprettet i LabOra
Gudstjeneste og så blir redigert i Medarbeideren (f.eks. endring av dato eller
tid), vil følgende melding komme neste gang synkroniseringen kjører:
Lukk, og så åpne, gudstjenestelisten i LabOra Gudstjeneste på nytt for å
oppdatere korrekt.